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Tout savoir sur le contrôle du télétravail

5 min Publié le 22 février 2023
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Le monde du travail change de visage avec l'avènement du travail à distance. Obligation légale et outil de gestion, le contrôle du télétravail s'adapte. Workation ou télétravail, comment suivre le travail de ses salariés ? Nous vous expliquons tout.

Le contrôle du télétravail : pourquoi ?

Passage obligé de la crise sanitaire de la Covid-19, le télétravail a changé l'organisation du travail. Ce mode d'organisation du travail séduit de plus en plus d'entreprises.

Cette révolution impose aux responsables des ressources humaines de s'adapter. Là où le suivi des temps de travail s'effectuait sous forme présentielle, il prend aujourd'hui une autre forme. Les maîtres-mots sont désormais confiance et communication. Les outils de contrôle du travail changent. Le télétravail a rendu obsolètes les pointeuses et les registres papier conservés au siège de l'entreprise.

Le choix du bon outil de suivi du temps de travail est essentiel pour les employeurs. En effet, la distance ne réduit pas l'obligation légale de suivre les temps de travail des salariés. C'est aussi une question de gestion du travail et de vision globale des projets. Les logiciels de suivi des temps de travail sont ainsi devenus incontournables.

 jeune femme au téléphone qui prend des notes à côté de son ordinateur
 

Télétravail, travail hybride et workation : le travail à distance s'installe dans la durée

Le télétravail est bien plus qu'une mode. Rendu possible par la technologie, il revêt désormais plusieurs formes. Il s'affranchit des distances et devient flexible.

Le travail à domicile expérimenté pendant la pandémie a déjà évolué vers le travail hybride. Habile mélange entre jours de télétravail et jours de travail présentiel, il est de plus en plus courant.

Une nouvelle forme de travail à distance pointe son nez : la workation. Combinaison des mots « work » et « vacation » (travail et vacances), la workation voit le salarié boucler ses valises vers la plage, la montagne ou la campagne. Pour quelques jours ou plusieurs mois tout en continuant à travailler. Il ressemble par celà au travail mobile.

Les avancées technologiques permettent désormais de faire rimer productivité avec distance. La flexibilité géographique devient la nouvelle normalité post-Covid19. Les horaires de travail suivent la même tendance. Adieu rigidité et bienvenue dans le monde de la souplesse. Le suivi des temps de travail suit en toute logique la même évolution.

Le contrôle du travail à distance : un outil de management

Obligation légale, le contrôle du temps des salariés est surtout un outil de management.

D'un côté, la mesure de la productivité des travailleurs est un gage de performance pour l'entreprise. D'autre part, l'employeur garde une vision globale sur les absences de ses employés et leur justification, informations fort sensibles.

Ce contrôle peut s'avérer lourd pour le département des ressources humaines. Que ce soit pour le travail présentiel ou le travail à distance, la solution consiste à automatiser le suivi. Cela permet aux RH de se concentrer sur le cœur de leur fonction : le capital humain.

Avec des travailleurs éparpillés géographiquement, la centralisation des informations s'impose. En parallèle, leur gestion passe par une organisation de ces données et un accès en temps réel.

C'est ainsi que le contrôle des temps de travail permet de tirer profit de la flexibilité. Le développement des projets et le pilotage des rotations des équipes sont également facilités, particulièrement lorsqu'il s'agit du suivi des temps en startups et PME.

 homme qui travaille sur sa table de cuisine
 

Les nouveaux outils du contrôle à distance

Oublions les documents papier ou les badgeuses installées aux portes de l'entreprise. Ces instruments de contrôle utilisés pour contrôler l'activité des salariés depuis des décennies sont dépassés par la révolution du travail à distance.

Pour suivre le travail à distance de ses employés, l'entreprise n'a pas d'autre alternative que la digitalisation. Elle peut emprunter trois voies :

  • Utiliser un tableur (feuilles de calcul numérique) ;
  • Recourir à un logiciel en ligne de gestion des temps et des activités ;
  • Installer des instruments de contrôle : cartes à puces ou reconnaissance faciale.

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 Logiciel des temps et des activités kiwiHR

Avantages des outils digitaux pour le contrôle de l'activité des salariés en télétravail

Tableurs ou logiciels en ligne sont non pas seulement le futur. Ils écrivent déjà le présent pour beaucoup d'entreprises. Elles misent sur l'adaptabilité de ces moyens de suivi digitaux.

En effet, contrairement aux méthodes anciennes de contrôle, ils sont accessibles par le travailleur à distance. De plus, ils sont à même de tenir compte de la flexibilité des horaires de travail.

 mains qui entrent des heures de travail dans une application sur un smartphone
 

Le tableur pour le contrôle du télétravail : des limites claires

Les tableurs sont des programmes informatiques utilisés au quotidien par les entreprises et leurs employés.

Ces outils de collecte de données sont populaires et le leader incontesté est le programme Excel développé par Microsoft. D'autres fournisseurs existent, mais ils utilisent tous le même principe : des feuilles de calcul à remplir par l'utilisateur.

La meilleure façon de l'utiliser dans le cadre du suivi des temps de travail consiste à installer Excel sur l'ordinateur du travailleur. Celui-ci télécharge ensuite le tableau créé par l'employeur.

Si la saisie des données horaires sont faciles à remplir pour le travailleur, il est important que le tableau soit parfaitement configuré. Les données à collecter doivent être contenues dans les champs programmés.

C'est ainsi que le document accessible au salarié doit au minimum reprendre son identité, le service ou département, le jour calendrier ainsi que les heures de début et de fin de travail.

Avantages des tableurs

Les feuilles de calcul des tableurs sont utilisées couramment par les travailleurs. Leur champ d'application s'étend de la gestion de projets aux calculs financiers. Leur mise en œuvre pour le contrôle des horaires de travail ne risque donc pas de déstabiliser les salariés.

Inconvénients des tableurs

Au niveau de l'utilisation des feuilles de calcul par le travailleur, l'inconvénient principal est que l'accès depuis plusieurs dispositifs différents est malaisé. Le travailleur doit en effet synchroniser les feuilles de calcul suivant qu'il utilise un ordinateur ou un autre, voire un smartphone.

Du côté de l'entreprise, plusieurs obstacles existent. Tout d'abord, le traitement des feuilles de calcul de chaque employé est complexe. Ensuite, la centralisation des données demande un investissement en temps de la part des ressources humaines. Un contrôle strict des données du temps de travail s'impose.

Cette complexité à l'usage est un risque d'erreur. Le premier problème est que les amendes administratives peuvent être lourdes en cas de fraude. Ensuite, une mauvaise collecte de données entraîne des conséquences sur la paye ou le calcul des jours de congés par exemple.

Pour assurer le suivi des temps de travail à distance, les tableurs montrent des limites que d'autres technologies plus récentes dépassent.

Investir dans des instruments de suivi physique : le coût du contrôle

Quand le salarié travaille à distance, plusieurs systèmes physiques sont envisageables. Basés sur un accès sécurisé, ils permettent au travailleur de se connecter à un outil d'accès qui enregistre les temps de travail.

Les deux technologies les plus abouties sont la reconnaissance faciale et l’accès par carte magnétique. Leurs inconvénients majeurs sont le coût élevé, leur manque de souplesse et l'obligation d'installer à la fois un programme et un appareil physique.

La reconnaissance faciale repose sur les données biométriques des salariés, ce qui implique d'investir dans un équipement physique d'enregistrement et dans un système de gestion complexe centralisant les données personnelles des employés. L’accès par carte à puce attribuée à chaque travailleur est une alternative.

Les deux dispositifs de contrôle ont comme premier désavantage un coût d'installation et de fonctionnement élevé. La reconnaissance faciale est une technologie coûteuse et les cartes à puces imposent des lecteurs physiques au prix élevé.

L'inconvénient majeur se situe au niveau de la maintenance et des difficultés en cas de problème technique. Un exemple est plus parlant : si la carte d'un salarié en workation à l'étranger ne fonctionne plus, une nouvelle carte devra être fabriquée et envoyée physiquement.

Les logiciels de suivi des temps de télétravail : une solution accessible

De tous les moyens de suivi des temps de travail, les logiciels en ligne sont à la fois les plus économiques et les plus aisés à utiliser.

Tout d'abord, leur mise en place ne nécessite aucune installation physique. Son intégration est donc immédiate et financièrement accessible.

Dans la pratique, il suffit à l'employeur d'enregistrer le salarié dans le système. La suite est simple : le salarié se connecte à l'aide de son ordinateur ou de son smartphone.

Un autre avantage dans le cadre du télétravail est qu’un logiciel en ligne de gestion des temps et des activités va plus loin que la collecte des temps de travail. La géolocalisation est un plus dans le cadre du télétravail. Les autres systèmes de contrôle ne disposent pas de cet avantage ou avec difficulté.

Enfin, les données de temps de travail sont centralisées et disponibles 7 jours sur 7, 24 heures sur 24. Cela donne un outil de management des ressources humaines performant pour l'organisation du travail en équipe. En parallèle, c'est une solution totalement transparente et sûre, notamment en cas de contrôle.

 logiciel kiwiHR représenté sur plusieurs appareils
 

Pourquoi choisir un logiciel en ligne pour le contrôle de l'activité à distance ?

Utiliser un logiciel de suivi des temps de travail, c'est faire le choix de la souplesse. En effet, il peut être utilisé en présentiel ou en télétravail. Les salariés en télétravail ou en workation l'utilisent sans se préoccuper de contraintes d'installation.

De plus, cette solution est facile à mettre en place, tout en étant conforme à la réglementation.

La souplesse d'utilisation tant du côté des salariés que de l'employeur en font l'outil de suivi des temps de travail idéal pour le télétravail. Voilà de quoi permettre à l'entreprise de se concentrer sur le cœur de son activité.

 

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