Avant d’être un outil de mesure qui permet à l’employeur de contrôler le nombre d’heures travaillées par chacun de ses salariés, le suivi du temps de travail des employés est avant tout une obligation légale en France et en Europe. En cas de non-respect de la loi, l’employeur risque une amende mais il est aussi passible de poursuites judiciaires.
Concrètement, en cas de contrôle par l’inspection du travail ou l'URSSAF, l’employeur doit être en mesure de fournir les justificatifs du nombre d’heures travaillées quotidiennement par chacun de ses salariés. Ceci est particulièrement requis en ce qui concerne les heures supplémentaires ou les astreintes.
En outre, le suivi du temps de travail répond également au droit des salariés de demander à leur employeur un décompte de leur temps de travail.
A noter que selon une étude menée sur le suivi du temps de travail, seulement 48% des salariés des entreprises françaises de moins de 1000 salariés décomptent leurs heures de travail de manière obligatoire.
Quels sont les employés concernés par le suivi du temps de travail ?
Tous les employés sont concernés et ce, quel que soit leur régime horaire : collectif, individuel, cadres en forfait jour, alternance, temps partiel, etc. Aucun employé n'a le droit de refuser l’enregistrement de ses heures travaillées.
Concernant les cadres en forfait jour, leur temps de travail est comptabilisé sous la forme de journée ou demi-journée. A la fin de l’année, l’employeur doit être en mesure de justifier le nombre de journées (ou demi-journées) travaillées.
Les pauses font-elles partie du temps de travail ?
Non. En principe les pauses ne sont pas considérées comme un temps de travail effectif et ne sont donc pas rémunérées. Les différents temps de pause au travail doivent être soustraits du temps de travail sur la feuille de temps.
Suivi des heures de travail : objectifs et avantages
En dehors du cadre strictement légal, le suivi du temps de travail remplit certains objectifs internes et a aussi des avantages pour les employeurs et les employés. D’ailleurs, plus de 70% des salariés sont en faveur du suivi du temps de travail obligatoire.*
Pour les DRH : Conformité et gain de temps
- Cadre légal respecté
- Automatisation des processus
- Fiabilité des données sur les bulletins de salaire
- Meilleure traçabilité des informations
- Calcul du repos compensateur ou des contreparties
Pour les managers : Efficacité et transparence
- Meilleur suivi du temps de travail
- Adaptation de la charge de travail aux équipes
- Contrôle des pauses
- Respect des temps de repos
Pour les salariés : Autonomie et confiance
- Meilleure organisation du travail
- Flexibilité du temps de travail, surtout en startups
- Reconnaissance des heures supplémentaires
- Respect de la limite légale du temps de travail
Les différents outils pour mesurer le temps de travail
L’employeur est libre de choisir le système de suivi du temps de travail qu’il souhaite mettre en place dans son entreprise. Sa seule obligation est de fournir des justificatifs lorsqu’on le lui demande. Ces derniers doivent être conservés pendant un an minimum.
Les outils d'enregistrement du temps de travail sont :
- La badgeuse électronique (39%)
- Le registre ou formulaire papier (34%)
- Le logiciel en ligne d'enregistrement des temps de travail (14%)
- La feuille de calcul numérique type tableur Excel (11%)
- Autre (2%)
La digitalisation pour faciliter la gestion du temps de travail
A noter que si la badgeuse sur site et le formulaire papier ont jusqu’alors été les outils les plus utilisés pour enregistrer les heures de travail, le développement du travail hybride suite à la pandémie de 2020-2021 est en train d’inverser la tendance au profit des logiciels RH en ligne. En effet, les solutions dématérialisées, comme les systèmes de suivi des temps de travail hybride, permettent de simplifier la gestion du temps de travail et donc de gagner en efficacité.
* Répartition des méthodes d’enregistrement du temps de travail en janvier 2020 dans les entreprises de moins de 1000 salariés. Sondage kiwiHR mené sur un échantillon de 1000 employés.