Définition du dossier du personnel
Le dossier du personnel est un dossier papier ou numérique dans lequel sont stockés tous les documents relatifs aux RH et à la paie. Aussi appelé dossier salarié, il assure le suivi des informations et de l’évolution d’un collaborateur depuis son recrutement jusqu’à sa sortie. On ne doit pas le confondre avec le registre unique du personnel, qui lui fait l'objet d'obligations légales.
A noter : constituer un dossier du personnel n'est pas une obligation légale, mais ce dossier permet une gestion administrative plus simple du personnel en ayant accès à toutes les informations nécessaires sur le salarié. Ce dossier salarié peut être constitué à tout moment, même si sa mise en place dès l'arrivée du salarié permet de gagner en efficacité.
Quel est le contenu du dossier du personnel ?
Données personnelles
Selon ses besoins, l’entreprise a besoin d’avoir un minimum d’informations au sujet de ses salariés :
- Nom, prénom, sexe, date et lieu de naissance
- Coordonnées (adresse, téléphone)
- Numéro de sécurité sociale du salarié
- Permis de conduire (optionnel)
- Personne à prévenir en cas d’urgence (optionnel)
Données professionnelles
- Copie des diplômes
- CV
- Résultats des test d’évaluation lors de la phase de recrutement
- Contrat de travail actuel
- Analyses des entretiens de performance ou entretiens annuels
- Certificats de formation
- Dossier disciplinaire (si nécessaire)
Au fur et à mesure de la vie du collaborateur dans l’entreprise, le dossier du personnel va s’enrichir avec de nouveaux éléments péri-professionnels tels que les dates de demandes de congés et absences, les certificats médicaux, les arrêts de travail... Lors du départ du salarié, son dossier comprendra également la lettre de démission, le solde de tout compte signé et l’entretien de sortie.
Que ne doit pas contenir le dossier du personnel ?
Le dossier du personnel contient des données importantes, dont des informations personnelles. Le service RH doit cependant faire attention à ne pas faire figurer certaines informations non autorisées par la loi. Toutes les informations qui pourraient faire l’objet de discrimination au sein de l’entreprise ne doivent surtout pas être mentionnées dans le dossier du salarié. Par exemple : l’appartenance syndicale, les origines ethniques ou raciales, la religion, les opinions politiques, les orientations sexuelles, le type de logement...
Mais alors comment favoriser la diversité en entreprise si ces informations n'apparaissent nul part ? Si certains indicateurs RH ou tableaux de bords RH sont simple à mettre en place tels que :
- Répartition hommes-femmes
- Ecart de salaires
- Pyramide des âges pour les nouvelles embauches
- Emplois accessibles à des personnes porteuses de handicap
- ...
il est interdit de mettre en évidence dans le dossier du personnel les critères de discrimination mentionnés ci-dessus. La diversité ne se mesure donc pas toujours en terme de quotas mais il s'agit d'abord d'un état d'esprit relatif à la culture de l'entreprise.
Comment gérer les données personnelles et confidentielles ?
Gestion de la confidentialité des données
Si le dossier papier rassure souvent les TPE et PME, il ne présente pas que des avantages dans la gestion au quotidien, notamment en ce qui concerne la confidentialité des informations. Avec le dossier du personnel classique, les responsables RH doivent s’assurer d’avoir toujours les documents sous clé et protégés de la vue des autres employés. Le dossier du personnel numérique ou un coffre-fort numérique évitent ce risque et protègent la confidentialité des données.
Accès aux informations du dossier du personnel
Le monde bouge et les responsables RH aussi. Réunions, déplacements, télétravail… le manager RH ou le chef d’entreprise doit désormais pouvoir avoir accès aux informations dont il a besoin à distance. Ce qui est impossible avec le dossier du personnels physiquement archivé dans un placard de bureau.
Archivages des données
En terme de gestion et d’organisation, les documents papiers qui s’accumulent ne facilitent pas toujours le stockage ni la recherche rapide d’information. A l’ère du tout numérique, il serait dommage de ne pas profiter des outils de gestion des documents qui centralisent et stockent ces données en toute sécurité.
Dématérialisation du dossier du personnel
Sans aucun doute, la digitalisation du dossier du personnel, en remplacement du format papier, améliore la gestion des ressources humaines des PME.
Voici les principaux avantages :
- Accès instantané aux dossiers des collaborateurs
- Mise à jour des informations centralisée et simplifiée
- Téléchargement de documents (dossier de candidature, contrat de travail, suivi des entretiens annuels, arrêts maladie...)
- Suivi clair du parcours des salariés
- Réduction des documents papiers
- Accès aux informations limité et sécurisé via des autorisations d’accès
- Protection des données
- Système encadré et conforme au RGPD
Sécurisez vos dossiers du personnel
Sécurisez le dossier du personnel de votre entreprise en un seul et même endroit avec un logiciel RH adapté aux besoins de votre PME. Allégez votre charge RH en laissant les employés mettre eux-mêmes à jour leurs informations personnelles dans leur profil privé grâce au self-service RH.