Le télétravail s’est imposé depuis 2020 dans notre quotidien. Allumer la caméra et « couper » le micro ne devrait plus être un problème. Mais comment rendre les réunions à distance et les ateliers virtuels plus captivants ? Comment organiser une réunion virtuelle et créer de la proximité malgré la distance ?
L’inspiration est parfois absente pour remplir une présentation Powerpoint ou un tableau collaboratif en ligne face à la simplicité d’animer des réunions au bureau avec l’usage de post-it ou encore de tableaux à feuilles mobiles.
Le défi des réunions à distance
Dans les réunions virtuelles, lorsque ceux qui sont les plus bruyants reçoivent le plus d'attention, parlent pour ne rien dire ou encore coupent la parole, cela demande beaucoup d'énergie pour gérer ces participants tout en continuant sa présentation, et en gardant l'intérêt et la concentration de son audience.
Le pouvoir de la communication visuelle est très utile pour créer virtuellement une communication transparente et participative. Utilisés correctement, les supports visuels peuvent considérablement améliorer et structurer l'ensemble de la réunion.
Dans ce nouveau mode d’organisation de travail à distance, les réunions doivent être plus variées et plus courtes pour que l'attention et l'enthousiasme ne faiblissent pas. Il est donc préférable de repenser les concepts existants ou de les décomposer en plusieurs réunions ou workshops plutôt qu'en journées entières.
Entre-temps, certains outils se sont imposés sur le marché pour faciliter l'organisation de ces réunions virtuelles. Néanmoins, il est important de prendre des décisions conscientes ici. L'agenda et l'expérience technique des participants devraient déterminer les outils - et non l'inverse. L'accent doit être mis sur le contenu, et les outils les plus simples avec lesquels tout le monde peut travailler sont souvent la meilleure solution.
Instaurez la confiance pour une réunion virtuelle réussie
Pour une collaboration réussie depuis la maison, la confiance est primordiale, tant pour la confiance que les managers ont envers leurs membres de l'équipe que l'inverse. À cette fin, des conditions claires doivent être communiquées pour que le travail à distance et les réunions en ligne puissent fonctionner : quand exactement les employés doivent-ils être disponibles, comment les heures de travail sont-elles réglementées et enregistrées, quels canaux de communication sont utilisés et dans quel but ? Toutes ces questions doivent être clarifiées à l'avance afin de créer une bonne base de confiance.
Réduisez le stress lié au télétravail et aux réunions en ligne
On oublie souvent de prévoir des pauses suffisantes quand on travaille depuis chez soi. Travailler sur ordinateur est, et reste épuisant. Par conséquent, des pauses et des exercices physiques doivent être intégrés à son quotidien. Il est également logique de changer de pièce pour les pauses et de ne pas déjeuner à votre bureau. Sinon, il y a un risque de continuer à travailler pendant sa pause.
Enfin, il est plus facile d'animer un atelier en binôme, mais on n'a pas toujours cette chance. Il est donc conseillé d'accompagner d'autres personnes pendant la réunion en tant que « copilote ». Par exemple, les personnes à l'aise avec les outils numériques peuvent prendre en charge la partie technique de la réunion afin que vous puissiez vous concentrer pleinement sur l'animation et le contenu de la réunion.
A propos de l'auteur
Hendric Mostert
Coach Agile @ Deutsche Bahn, Formateur pour New Work
Il est inspiré par les entreprises qui sont au service des gens et de la société, qui se concentrent sur les employés, les clients et les produits utiles. Il s'est fixé pour objectif d'y contribuer, et ce, non pas dans un seul rôle, mais dans plusieurs. En combinant son rôle à la Deutsche Bahn et celui de formateur pour New Work, il veut contribuer à façonner le monde du travail de demain.