Le développement des systèmes d’information des ressources humaines, SIRH, s’inscrit dans le mouvement de digitalisation accélérée qui concerne chaque PME. De la décision à la finalisation, un SIRH nécessite une réflexion, du temps, un budget et une adhésion de tous les acteurs de l’entreprise. Avant de se lancer dans la mise en place d’un SIRH dans une PME, il apparaît indispensable de mesurer le besoin et de mettre en balance coûts, en termes d’argent et de temps, et bénéfices.
Pourquoi décider de mettre en place un SIRH ?
Avant de prendre des mesures, il faut s’interroger sur les fonctionnalités d’un sirh et surtout se demander quels seront les bienfaits apportés à l’activité de l’entreprise.
Qu’est-ce qu’un SIRH ?
La gestion des ressources humaines consiste en une multitude de tâches exécutées dans un domaine très réglementé. Ce service accompagne le salarié du moment où il postule dans l’entreprise à celui où il la quitte.
Pour l’émission du contrat de travail et de ses avenants, les augmentations, les congés, les arrêts maladie, la maternité, le rôle des RH est à la fois dense et essentiel. Le SIRH est un outil qui permet de centraliser l’administration de plusieurs besoins RH sur une plateforme unique : temps de travail, plannings, évolution de carrière, gestion de paie, formation, etc. Les données intégrées étant sensibles par définition, les logiciels sont cryptés et sécurisés.
Toutes les informations relatives à la masse salariale sont ainsi regroupées et peuvent être adressées, en temps réel, aux collaborateurs qui en ont le besoin (patron, DG, DRH, gestionnaire de paie, conseiller carrière, chef de service, etc.)
Pourquoi mettre en place un SIRH ?
En automatisant les nombreuses tâches administratives RH, le sirh permet de gagner énormément de temps. Il limite l’intervention des agents, et donc les risques d’erreurs, il assure le respect du Code du travail ainsi que du règlement intérieur.
Délestés de la plupart de leurs missions chronophages, les employés des services ressources humaines ont la possibilité de se recentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée. La plupart des actes étant dématérialisés, les documents ne sont plus systématiquement imprimés et les salariés n’ont plus besoin de se déplacer pour les entériner.
L'installation d’un sirh représente donc une économie de temps, mais également une économie d’argent. La productivité de l’entreprise est améliorée à tous les niveaux. Les travailleurs, quel que soit leur poste, peuvent devenir autonomes pour la plupart de leurs demandes RH, par exemple en matière d’édition de justificatifs, de déclaration de leurs frais ou de gestion de leurs congés.
Mise en place d'un SIRH dans une PME : 4 étapes clés
Une fois convaincu de la nécessité de mettre en place un SIRH, il est indispensable d’évaluer et de mûrir le projet au préalable.
1. Préparer son projet SIRH
Un SIRH propose de multiples fonctions, il faut donc commencer par choisir les domaines que l’on souhaite digitaliser selon ses besoins propres. On peut se contenter de recourir au logiciel pour enregistrer les temps de travail (badgeage des collaborateurs) et poser leurs jours de congés.
On peut utiliser un système d’entretien d’évaluation annuel des salariés, leur donner la possibilité de postuler à des offres d’emploi, de se former, etc. Un SIRH peut aller jusqu’à l’émission des bulletins de salaire. À chaque étape, les délégataires doivent être identifiés et habilités : qui valide quoi ?
2. Budgétiser son projet
En fonction de la taille de l’entreprise, des domaines d’intervention et du nombre de salariés utilisateurs, le coût de l’installation d’un sirh peut être assez lourd. Il est indispensable de le déterminer en amont et de l’intégrer dans le budget global de l’entreprise. Il convient également d’inclure dans le plan de financement le coût du travail des salariés qui en auront la charge : chef de projet, informaticiens, testeurs.
3. Planifier les étapes de son projet
Un calendrier des tâches doit être établi, en collaboration avec les informaticiens et les salariés. La faisabilité des missions de chacun doit être évaluée, et mesurée en temps. Les actions des uns sont-elles bien compatibles avec celles des autres ? En effet, il s’agit d’une nouvelle organisation qui ne sera pas neutre.
La mise en place d’un tel système prend du temps. Les logiciels ne pourront probablement pas être tous opérationnels simultanément, il y aura donc des priorités à définir. Il existe un risque de retard lié à d’éventuels problèmes d’incompatibilités ou de bogues informatiques. Les différents acteurs se mettront d’accord sur le meilleur planning, faire des points d’étapes et déterminer une échéance.
4. Communiquer sur son projet
La mise en place d’un sirh dans une PME ne concerne pas que les salariés du service des ressources humaines. Tous les employés vont devoir s’approprier l’interface et la manipuler chaque jour.
Il est donc impératif de faire adhérer chaque usager, de les former et de leur démontrer l’utilité qu’auront ces nouvelles fonctionnalités dans leur quotidien, le confort que ça leur apportera à eux et pas seulement à l’employeur. Plus la nouvelle arrive tôt, plus elle aura le temps d’effectuer son chemin. La participation des salariés à la décision en amont via un référendum n'est pas simple. Toutefois, ils apprécieront d’être informés de l’avancée du projet au fur et à mesure des différentes étapes, dès la validation.
À l’ère de la dématérialisation accélérée, la mise en place d’un SIRH semble indispensable pour une PME. Amélioration de la productivité au travail, de la conformité et de l’autonomie de chaque acteur de l’entreprise, les bénéfices constatés sont multiples.
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