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Digitale Personalakte

Schluss mit Papierchaos dank digitaler Personalakte

Greifen Sie jederzeit auf alle Daten und Dokumente zu. Mit der Employee Self Service Funktion sparen Sie wertvolle Arbeitszeit und erhöhen die Datenqualität. Vergessen Sie aufwendige Excel-Tabellen und Schränke voller Ordner! Mit kiwiHR, sparen Sie Zeit und Nerven durch die Optimierung Ihrer HR-Prozesse. Heute testen – morgen zufrieden sein!

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Über 7.000 Unternehmen weltweit vertrauen uns bereits

Schützen Sie sensible Mitarbeiterdaten mit einer sicheren HR-Software

Über 6.000 Nutzer*innen vertrauen bereits auf unsere benutzerfreundliche Software, automatisieren ihre HR-Prozesse und sparen somit Zeit und Geld. Geben Sie Ihren Mitarbeiter*innen die nötige Transparenz und Autonomie über ihre Daten.

  • Digitale Personalakte
  • HR-Datenbank
  • Mitarbeiterprofil
  • Mitarbeiterverzeichnis
  • Klare Organisationsstruktur
  • Zugriffsrechte
  • Employee Self-Service
  • DSGVO-konform
  • Datenimport und -export

Alle Daten an einem Ort

Finden Sie alle Personaldaten und Dokumente in Sekundenschnelle.

✓ Egal ob Homeoffice oder Büro, Sie können jederzeit auf alle Informationen zugreifen.
✓ Die Suche nach Dokumenten, Verträgen oder sonstigen Dateien hat dank integriertem Dokumentenmanagement ein Ende.
✓ Ihre Mitarbeiter*innen können ihre Daten selbst eintragen. Das bedeutet: eine bessere Datenqualität und mehr Zeit für Sie.

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Datenschutz und Sicherheit

Wir wissen, wie wichtig es ist, dass sensible Personaldaten sicher gespeichert werden. Mit unserer HR-Software speichern Sie sensible Mitarbeiterdaten DSGVO-konform ab.

✓ Klare Zugriffsrechte stellen sicher, dass nur befugte Personen auf sensible Daten zugreifen können.
✓ Daten werden DSGVO-konform gepeichert.
✓ Industriestandard in Bezug auf Datenschutz-Richtlinien und Zwei-Faktor-Authentifizierung.

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Verbessern Sie die Employee Experience

Mit den passenden Daten können Sie strategische Lösungen entwickeln. Verbessern Sie die Mitarbeiterbindung und erhöhen Sie damit die Produktivität im Unternehmen.

✓ Egal ob Geburtstage, Mitarbeiterstart, Probezeit- und Beschäftigungsende - wir erinnern Sie rechtzeitig daran, damit Sie Ihre Aktivitäten problemlos planen können.
✓ Wichtige Dokumente und Notizen können direkt im Profil hinterlegt werden. So sind Sie bestens für das nächste Mitarbeitergespräch vorbereitet.
✓ Der Umstieg auf ein papierloses Büro reduziert Ihren CO2-Fußabdruck.

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Treffen Sie bessere Entscheidungen

Unsere Reportings zeigen Ihnen, wo Probleme entstehen können und helfen Ihnen Mitarbeiterengpässe zu vermeiden.

✓ Berichte zu Unternehmenszugehörigkeit, Mitarbeiteranzahl und eine Übersicht über neue Mitarbeiter*innen können mit einem Klick exportiert werden.
✓ Die Abrechungshistorie liefert Ihnen die nötigen Informationen, um Lohnunterschiede im Unternehmen auszugleichen und gute Leistungen zu belohnen.
✓ Entdecken Sie direkt fehlende Daten und sorgen Sie für DSGVO-Konformität.

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Behalten Sie den Überblick über Ihre Teams

Der Einblick in Teamstrukturen und Verantwortlichkeiten unterstützt Sie bei der strategischen Personalplanung.

✓ Das Organigramm bietet Ihnen einen Überblick über alle Teams und Strukturen im Unternehmen.
✓ In unserer HR-Software sind die Verantwortlichkeiten klar geregelt, sodass Unternehmensstrukturen perfekt abgebildet werden können.
✓ Durch einfache Filtermöglichkeiten, finden Sie stets die*den richtigen Ansprechpartner*innen.

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Entdecken Sie jetzt alle Vorteile einer digitalen Personalakte

Sagen Sie "Tschüss" zu Papierchaos

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Häufig gestellte Fragen

Kann ich kiwiHR kostenlos testen?

Sie können kiwiHR 14 Tage kostenlos testen. In dieser Zeit können Sie Mitarbeiter*innen probeweise anlegen, das System einrichten und alle Funktionen ausprobieren. Bei Fragen steht Ihnen unser Support gerne zur Seite.

Ist kiwiHR einfach einzurichten?

Ja. kiwiHR ist eine SaaS-Lösung und Sie benötigen kein spezielles Know how für die Einrichtung. Die Implementierung kann in wenigen Stunden erfolgen und während der gesamten Zeit steht Ihnen ein Ansprechpartner*innen zur Verfügung. Außerdem ist die Implementierung komplett kostenlos für Sie. Das spart Ihnen mehrere Tausend Euro im Vergleich zu anderen Anbieter*innen.

Lassen sich Dokumente speichern und mit meinen Mitarbeiter*innen teilen?

Sowohl Mitarbeiter*innen als auch Manager*innen können in ihrer digitalen Personalakte Dokumente hochladen. Auf diese Dokumente hat ausschließlich der Manager und der*die Mitarbeiter*in Zugriff. Unterstützt werden alle geläufigen Dateiformate wie z. B. .pdf, .png, .doc.

Können Mitarbeiter*innen in ihrem Profil Daten hinzufügen oder bearbeiten?

Mitarbeiter*innen können mithilfe ihrer digitalen Personalakte ihre persönlichen Daten selbstständig angeben und aktualisieren. Dank dieser Employee Self-Service Funktion können Manager*innen die Datenpflege anderen überlassen und sich auf mehr Aufgaben mit Mehrwert konzentrieren.

Lassen sich Personaldaten importieren und exportieren?

Auf jeden Fall! Daten können selbst während der kostenlosen Testphase importiert werden, um die Einrichtung und Datenübernahme in kiwiHR bei einer Support-Anfrage einfacher und schneller zu gestalten. Außerdem können Sie Personaldaten einfach exportieren und teilen.

Wer hat Zugriff auf das Mitarbeiter*innenverzeichnis?

Alle Mitarbeiter*innen des Unternehmens haben Zugriff auf das Mitarbeiter*innenverzeichnis. Dies ermöglicht ihnen sich mit anderen in Verbindung zu setzen oder die richtige Person zu finden und diese schnell per E-Mail oder Telefon über kiwiHR zu kontaktieren.

Wie kann ich sicherstellen, dass die Daten in kiwiHR vollständig sind?

Mithilfe von Personaldatenberichten können Manager*innen schnell feststellen, ob Personaldaten fehlen und Mitarbeiter*innen darum bitten, ihre Personaldaten zu vervollständigen. So stellen sie sicher, dass für die HR-Compliance nichts fehlt.

Wo werden die Daten gespeichert? Ist kiwiHR DSGVO-konform?

kiwiHR nutzt Amazon Web Services (AWS) Infrastruktur mit Standort in Frankfurt. Wir speichern die Daten nur bei sorgsam ausgewählten und verlässlichen Partnern. Mit kiwiHR können Zugriffsberechtigungen zugewiesen werden, um den Zugriff auf sensible Daten auszuweiten oder zu beschränken und so Unterlagen vertraulich zu behandeln.

Was geschieht mit meinen Daten während und nach der Testphase?

Wir sammeln und speichern nur die notwendigen Informationen, um Ihren kiwiHR Account einzurichten und Personal- und Unternehmensprozesse zu verwalten. Sobald die Testphase ausläuft und Sie nicht zur Vollversion gewechselt sind, werden alle gespeicherten Daten innerhalb von 30 Tagen dauerhaft gelöscht.