Warum Excel Urlaubsplaner nicht funktionieren

Veröffentlicht am 12 April 2020
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Urlaubsplanung kann eine stressige Angelegenheit sein, sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer. Die Organisation von Urlaubsanträgen und die Verwaltung von Urlaubstagen kann manchmal zu Verwirrung und Unstimmigkeiten führen. Glücklicherweise gibt es heutzutage verschiedene Tools und Programme, die diesen Prozess erleichtern können. Eines der am häufigsten verwendeten Tools ist Microsoft Excel, eine leistungsstarke Software, die es Benutzern ermöglicht, Daten zu organisieren, zu analysieren und zu verwalten. Dieser Artikel soll sich mit der Verwendung von Excel Tabellen für die Fehlzeitenplanung  auseinandersetzen und kritisch auf den tatsächlichen Nutzen davon und sonstige Alternativen eingehen.
 Urlaubsplanung mit excel und kalender
 

Vor- und Nachteile eines Excel Urlaubsplaner

Excel Tabellen zur Planung und Erfassung von Urlaub innerhalb eines Unternehmens sind in der Regel nicht allzu schwer zu erstellen und es gibt im Internet auch schon sehr gute, vorgefertigte kostenlose Excel Urlaubsplaner. Doch auch dann bleiben diese nicht ganz unkompliziert und die Fehleranfälligkeit ist auch nicht allzu gering. Vor allem wenn die Mitarbeiteranzahl eine bestimmte Grenze erreicht. Da kommen HR-Softwares ins Spiel. Excel Urlaubsplaner und HR-Software können beide zur Verwaltung von Urlaubsansprüchen, einschließlich Vaterschaftsurlaub und Urlaubsübertragung, genutzt werden. Zwar ziehen Excel Urlaubsplaner in der Regel keine Kosten mit sich, allerdings ist ihre Funktion relativ einseitig.

HR-Softwarelösungen sind meist umfangreicher und bieten eine breitere Palette an Funktionen, einschließlich Personalaktenverwaltung und vorbereitende Lohnbuchhaltung. Die Verwendung von einer HR-Software kann auch dazu beitragen, Fehler bei der Verwaltung von Urlaubsansprüchen zu minimieren und zu automatisieren, um die Effizienz zu steigern. Auch bei komplizierten aufkommenden Fragen, wie zum Beispiel: Länge des Vaterschaftsurlaubs, Urlaubsanspruch bei Kündigung oder dem Anspruch während der Probezeit, welche im Normalfall einen unfassbaren zeitlichen Aufwand für die Personalabteilung bedeuten würden, kann eine HR- Software abhilfe verschaffen.

Excel Urlaubsplaner und verschiedene Arbeitsvertragsarten

In Unternehmen ist es üblich, dass es für die Mitarbeiter unterschiedliche Arbeitszeiten und Urlaubstage gibt. So wird beispielsweise bei der Berechnung des Urlaubsanspruchs zwischen Werkstudenten, Praktikanten, Teilzeitkräften und Vollzeitkräften unterschieden. Zu berücksichtigen sind auch individuelle vertragliche Vereinbarungen.

Das Verwalten mit dem Excel Urlaubsplaner wird dann schnell schwierig und unübersichtlich. Schließlich wird bei der Urlaubsplanung mittlerweile auch vorausgesetzt, automatisch den Resturlaub zu erfahren, oder zu sehen, ob sich die Tage mit dem Urlaubswunsch der Kollegen überschneiden.

Auch das Fehlerpotenzial ist nicht zu unterschätzen. Um beispielsweise den Resturlaub aller Mitarbeiter zu berechnen, braucht es bei der Verwendung einer Excel Urlaubsplanung eine zeitaufwendige manuelle Prüfung, oder eine umfassende Formelstruktur, die Zeile für Zeile zunächst erstellt werden muss.

Überbelastung der HR Manager

Knapp 80% befragter HR Manager beklagen sich über zu hohe Arbeitsbelastung und Stress. Das ist nicht erstaunlich, wenn jeder Urlaub in einem komplizierten Excel Urlaubsplaner eingetragen werden muss. Hinzu kommt das Problem, dass nur sehr umfangreiche und professionell programmierte Excel Urlaubsplaner Informationen wie Resturlaub oder Urlaubsübertrag ins nächste Jahr ersichtlich darstellen.

Kurz vor dem Jahresende erhalten HR Manager dann eine Flut an Emails in denen angefragt wird, wie viel Resturlaub verbleibt und wie viele Urlaubstage in das nächste Jahr mitgenommen werden können. Alle diese Anfragen sind mit Arbeitsaufwand und viel Arbeitszeit verbunden, wenn die Informationen manuell errechnet werden müssen. Arbeitszeit, die wichtigeren Themen gewidmet werden könnte.

 Getresste kollegen im Büro
 

Zeitaufwendige Prozesse

Unter befragten Mitarbeitern wünschen sich 77% einfachere Prozesse, um Standardabläufe wie Urlaubsanträge zu bearbeiten. Dies zu bewerkstelligen, ist kein Hexenwerk. Wenn die Mitarbeiter aber erst einen Urlaubsantrag ausdrucken müssen, um ihn dann auszufüllen, zur Personalabteilung zu laufen und dort abzugeben, wird es umständlich. Dann müssen die Verantwortlichen aktiv werden, den Antragszettel an die entsprechenden Stellen weiterleiten, gegebenenfalls Erinnerungsmails versenden, damit der Antragszettel bearbeitet wird. Dann muss der Antragsteller in Kenntnis gesetzt werden und schließlich muss der Excel Urlaubsplaner auf den neuesten Stand gebracht werden. Je nach Firmengröße arten Prozesse dieser Art schnell aus.

Dennoch greifen besonders kleinere und mittlere Unternehmen noch immer zu oft auf kostenlose Excel Urlaubsplaner zurück, statt allen Mitarbeitern das Leben zu vereinfachen und deren Arbeitstag produktiver zu gestalten.

Haben Excel Urlaubsplaner ausgedient?

Excel Urlaubsplaner sind bei Unternehmen wenig praktikabel. Zumindest bei Unternehmen, deren Größe über eine an der Hand abzählbaren Mitarbeiteranzahl hinausgeht. Bis dahin sind Excel Urlaubsplaner nicht unbedingt die effizienteste Art, aber anwendbar und noch praktikabel. Deshalb genügt manchen Kleinunternehmen ein kostenloser Urlaubsplaner. Darüber hinaus ist es allerdings mittlerweile unabdinglich, sich eine Alternative zu den alteingesessenen Excel Tabellen zu suchen. Andernfalls ist der Aufwand, einen korrekten Excel Urlaubsplaner einzusetzen, absurd groß.

Aus diesem Grund sprechen sich fast 80% der HR Verantwortlichen für den Einsatz von HR Software aus, mit der alltägliche, administrative Prozesse automatisiert oder wenigstens stark vereinfacht werden können. Durch smarte HR Software, die auch die Urlaubsverwaltung und viele weitere Prozesse bearbeitet, werden HR Manager um wöchentlich knapp 10 Stunden Arbeitszeit entlastet.

Verabschieden Sie sich also von Ihrem Excel Urlaubsplaner und sagen Sie Hallo zur Urlaubsplanung auf Knopfdruck - mit smarter HR Software wie kiwiHR.


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