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7 Vorteile eines Dokumentenmanagement Systems

5 min Veröffentlicht am 07 Juli 2020
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Die Einführung eines Dokumentenmanagement Systems (DMS) bietet für Unternehmen zahlreiche Vorteile. Falls Sie noch nicht dazu gewechselt sind, sollten Sie sich mit diesen auseinandersetzen.

7 gute Gründe für digitales Dokumentenmanagement im Unternehmen

1. Datenschutz

Wenn es um Sicherheit geht, sollten Personalverantwortliche besonders gewissenhaft sein. Mit einer DMS Software können Sie stärker selektieren, wer auf Dokumente zugreifen kann.

Der Zugriff wird durch Passwörter oder Zugriffskontrollen gesteuert. Dadurch können Mitarbeiter*innen ausschließlich die Daten einsehen, für die sie eine Zugriffsberechtigung haben. Somit trägt digitales Dokumentenmanagement zu einem verbesserten Datenschutz im Unternehmen bei.

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2. Zugriffskontrolle

Wenn Dokumente in Geschäftsräumen wie Archiven gelagert werden, besteht stets die Gefahr, dass sich Unbefugte Zugang verschaffen. Im schlimmsten Fall können streng vertrauliche Informationen wie Kündigungen, persönliche Daten wie Adressen oder Bilanzen eingesehen werden.

Ein DMS ist dagegen ein passwortgeschütztes, verschlüsseltes Archiv in der Cloud. Verantwortliche können mittels Zugangs- und Kompetenzsteuerung entscheiden, welche Mitarbeiter*innen welche Dokumente einsehen oder bearbeiten können.

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3. Verfügbarkeit

Büroräume sind in der Regel nur während der Betriebszeiten geöffnet. Werden Dokumente in Geschäftsräumen aufbewahrt, kann außerhalb dieser Zeiten nicht darauf zugegriffen werden.

In der Cloud gespeicherte Dokumente hingegen können allzeit eingesehen und bearbeitet werden. Dies sorgt für mehr Flexibilität bei den Mitarbeiter*innen und vereinfacht das Projektmanagement.

4. Ideal für Remote Work

Für die meisten Projekte ist es wichtig, dass alle Beteiligten rund um die Uhr Zugang zu den wichtigsten Dokumenten haben.

Gerade jetzt, wo viele Arbeitnehmer*innen remote arbeiten, ist das ausschlaggebend. Eine DMS Cloud Lösung ermöglicht dies mühelos. Kolleg*innen können online miteinander reden, während sie auf dieselben Dateien zugreifen. Auf diese Weise wird Produktivität auch einfach von zu Hause ermöglicht.

5. Mehr Zeit und Raum für das Wesentliche

Die Grundlage für ein DMS in elektronischer Form ist in der Regel ein zentrales Dashboard, von dem Sie einfach und schnell auf einzelne Dateien zugreifen können. Archive, Datensammlungen und Projekte werden unter eindeutigen Namen abgespeichert und sinnvoll strukturiert.

Auf diese Weise können Sie durch digitale Archive viel Zeit bei der Suche und Archivierung sparen. Zugleich verschiebt sich der Lagerort vom materiellen Büro in die digitale Welt. Dies beugt Unordnung in den Büroräumen vor und schafft Platz. Die hohen Papierberge und sperrigen Aktenschränke gehören dann der Vergangenheit an.

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6. Nachhaltigkeit im Büro

Immer mehr Unternehmen stellen sich in den Dienst der Umwelt und entwickeln nachhaltige Konzepte. Weniger Papier ist nicht nur gut für die Umwelt.

Softwarelösungen reduzieren durch digitale Dokumente den Papierverbrauch stark. Die wichtigsten Ordner, Dokumente und Daten werden in der Cloud gelagert und können von dort aus abgerufen werden.

Ein digitales DMS ist der erste Schritt für ein papierloses Büro, das ganz im Zeichen der Nachhaltigkeit steht. Gleichzeitig können Anschaffungskosten für Büroartikel wie Drucker, Tinte, Toner und Druckpapier reduziert werden.

7. Kosten sparen

Dank der effizienten Verwaltung werden Ressourcen freigesetzt, die Unternehmen in die Produktentwicklung oder Weiterentwicklung ihrer Dienstleistungen investieren können. Gleichzeitig sinken die Kosten für analoge Geräte und Utensilien vor Ort.

Während also die Materialkosten verringert werden, steigen die kreativen Potenziale. Mittelfristig können Sie durch eine Umstellung auf ein DMS also Kosten für materiellen Anschaffungen sparen und gleichzeitig die Produktivität erhöhen.

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Die Zukunft der Betriebsverwaltung

Die analoge Verwaltung von Dokumenten hat weitgehend ausgedient. Die Aufbewahrung von materiellen Dokumenten in Papierform ist nicht nur schlecht für die Umwelt, sondern nimmt sowohl Zeit als auch Platz in Anspruch.

Darüber verursacht sie aufgrund der Notwendigkeit von z.B. Druckern, Scannern und Druckutensilien höhere Kosten. Dagegen vereinfacht digitales Dokumentenmanagement einzelne Geschäftsprozesse und spart Ihnen dabei auch noch Geld.

Von der digitalen Lösung profitieren alle Mitarbeiter*innen. Dokumente werden schneller gefunden und abgelegt und die Kommunikation mit anderen Kolleg*innen wird vereinfacht.

Veraltete Verwaltungssysteme im Büroraum verbrauchen hingegen viel Zeit, da Mitarbeiter*innen Daten zunächst suchen und dann umständlich sichten müssen. Außerdem müssen Beteiligte eines Projekts das Material nacheinander lesen, es sei denn, es gibt Kopien. Diese zu erstellen kosten jedoch ebenfalls Zeit und Material.

Wer in Zukunft konkurrenzfähig bleiben möchte, sollte auf ein digitales Dokumentenmanagement umrüsten. Hiermit erhöhen Sie den Datenschutz und die Sicherheit innerhalb Ihres Unternehmens, sparen Geld und steigern die Effizienz Ihrer Mitarbeiter*innen.

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Die digitale Personalakte dient als erster Schritt in Richtung digitales Dokumentenmanagement. In Ihrem individuellen Unternehmensprofil stellen Sie zusätzlich wichtige Dokumente oder Informationen in digitaler Form zur Verfügung.

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